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砥砺奋进的五年

【工大力量】档案馆:砥砺奋进谋发展 浓墨重彩绘兰台

发布时间:2017-11-28

西工大新闻网11月28日电 近五年来,学校十分重视档案工作,大力拓展档案服务功能,贯彻了“教学、科研、管理工作延伸到哪里,档案工作就服务到哪里”的工作理念,档案馆已逐步建设成学校重要档案的保管基地、校史研究基地、爱国主义教育基地、学校各项工作接受评估验收的原始材料基地、档案信息资源的开发利用中心。

在馆藏档案数量、档案馆库建设,档案队伍建设、干部人事档案管理等工作方面取得了显著成果。学校档案工作先后获得陕西省档案局、陕西省教育厅等上级表彰的“全省档案工作先进集体”、“陕西高等学校档案工作先进单位”。

基础建设 逐步完善

档案馆校史馆面积很大改善,目前总面积2720平方米,档案馆面积1230平方米(其中库房面积1020平方米),校史馆980平方米。完善的电子监控设备、消防报警设备,并配有档案密集架和各种档案配套设备,做到档案库房、办公室、阅档室“三室分开”。

学校档案总数已达17万卷,同时,加强档案基本建设,现有9个档案库房安装档案密集柜410组,使得档案库房保管条件完全符合“八防”要求。

围绕中心 有所作为

服务是档案工作的永恒主题。跟踪学校的教学、科研、管理等各项工作,主动提供高效的档案服务是档案工作长期坚持的正确方向。五年来,档案利用人次持续增加,到2016年年均利用档案人次5800余人次。2017年截至8月底,年利用档案卷数已超过25000卷。

注重改变档案工作作风,经常深入学校重点工程一线工地、重大活动现场帮助指导档案形成、积累工作。同时,热情周到地做好馆内档案提供利用工作,为学校的各项评估验收、领导决策、学科研究、党政管理、基本建设、编史修志、职称评定等提供了大量翔实丰富的档案原始材料和参考材料,充分发挥了档案的凭证、参考、教育功能,取得了良好的社会效益和间接的经济效益。

夯实基础 规范管理

利用现代化管理手段,对档案信息进行加工、处理和研究,编制各种检索工具和编研材料,为利用档案提供多种便捷途径。学校现形成了档案信息以计算机检索为主,规范整齐的档案检索体系。五年中完成《西北工业大学大事记》、《图说校史》、《老照片》等多项编研成果。制定和修订各类档案制度33项,档案管理更加规范。

(一)注重制度建设,完善管理机制

制度创新是档案工作创新的先行基础性工作。依法治档,是新形势下对档案工作的迫切要求。根据档案工作发展的要求,尤其是中央预算内固定资产项目不断增多,档案馆积极修订档案管理制度、规范,为不断完善档案工作体系奠定基础。在原《西北工业大学重点建设项目档案管理办法》基础上,档案馆重新制定了《西北工业大学固定资产投资项目档案管理办法》、《西北工业大学设备仪器档案管理办法》、《西北工业大学基本建设项目档案管理办法》等文件,简化了工作程序、提高了工作效率,完善了档案工作的“四同步”“四参加”,加强了固定资产投资项目档案的管理。

在日常管理中力求做到“三严”“三不”“三及时”。“三严”即:严格规章制度,严格工作程序,严格保密制度;“三不”即:不合格的材料不能归档,不符合手续不准借阅档案,不是管理人员不准进入档案库房;“三及时”即:及时收集、及时整理、及时利用。通过这些措施,较好地克服了工作中的随意性,减少了纰漏,使档案管理做到有章可循,使管理系统化、规范化,确保档案工作安全、完整、准确、有序地进行。

近五年完成各项固定资产投资项目档案验收累计10余项,重点突出、层次清晰的档案支撑材料,受到验收专家的高度评价。

强化资源建设、丰富馆藏资源

档案馆不断加强档案资源建设,改善馆藏结构,丰富馆藏内容,把广泛开展档案征集、接收工作,作为档案资源建设的重要内容来抓。在原有档案收集、积累工作的基础上,与各职能部门、学院协商,及时修订归档范围,细化归档内容、归档时间、归档联系人等,打破原有的规定束缚,将收集、积累工作日常化。经常对各立档单位及时进行业务指导,帮助做好各种材料的形成积累工作,提高基层单位归档意识,做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范,提高归档率和完整率。并在关注学校重大、重要活动、中心工作的基础上,主动上门收集证书、奖牌等实物档案。同时以校史馆建设为契机,从校史材料征集入手,加大珍贵档案、知名校友材料的收集、征集工作,在丰富馆藏的基础上,建立、健全人物档案。

强化工作保障 增添档案事业发展动力

按照学校信息化建设总体规划,我校数字档案馆建设项目列入“校园信息化建设二期项目”,2011、2016年在数字档案馆建设分别进行了一期、二期建设,完成了东方飞扬ES-0AIS数字档案管理系统建设。

建立了1+N的档案信息化模式,以综合案管理系统为主,根据业务建设若干档案子系统,目前已建设学生档案管理系统、干部档案管理系统、成绩单制作系统、档案利用网上收费平台、档案预约归档审核系统、图片档案管理系统(建设中)等,以便提供更优质档案信息化服务。

档案检索机读目录建设情况,文件级和案卷级机读目录化率情况较好,电子化档案归档情况及馆藏各类档案数字化率达到70%,档案数据库安全有保障。同时,档案馆还开展了馆藏档案的数字化加工工作,通过实施数字化加工第一、二期建设,主要完成了四类档案扫描。1、馆藏所有学生成绩单扫描工作;2、1994年后全部工程竣工图及部分重要底图的数字化处理;3、部分机构成立、人员任免等档案扫描。4、1938年以来校刊扫描工作。开展档案数字化加工。通过这项工作进一步提高档案服务和利用效率。

夯实业务基础 提升档案工作服务水平

“档案贵在活、重在于用”。档案馆把工作重心由“存”转向“用”。利用现代化管理手段,对档案信息进行加工和研究,强化档案资源的编研和理论研讨工作。

服务是档案工作的永恒主题。跟踪学校的教学、科研、管理等各项工作,主动提供高效的档案服务是档案工作长期坚持的正确方向。长期以来,我们注重改变档案工作作风,经常深入学校重点工程一线工地、重大活动现场帮助指导档案形成、积累工作。

同时,热情周到地做好馆内档案提供利用工作,为学校的各项评估验收、领导决策、学科研究、党政管理、基本建设、编史修志、职称评定等提供了大量翔实丰富的档案原始材料和参考材料,充分发挥了档案的凭证、参考、教育功能,取得了良好的社会效益和间接的经济效益。近五年档案馆年均利用档案、资料4500余人次,5000余卷次。

2015年通过重新建设校史馆,充分发挥了档案史料的宣传教育功能,参观校史展览已成为新生入学教育的必备课程。档案馆作为“四基地一中心”的定位已被全校师生接纳认可。档案馆连续5年以“国际档案日”为契机,举办档案馆开放日,制作宣传展板,走进师生。开展了“工大变迁”、“国之首创”等系统档案主题展览。2018年长安校区校史馆即将建成,校史文化建设必将更进一步。

学校档案工作将坚持改革创新的精神,强化档案利用服务为主题,以档案管理水平提高和服务机制创新为动力,以档案基础建设和档案信息化建设为重点,以档案资源建设整合、共享为突破口,全面推进档案服务多元化、档案基础工作信息化,优化档案信息资源共享环境,不断激活档案部门服务学校的能力。

1.积极推进数字档案馆建设,打造“互联网+档案”的新型档案工作模式;2.创新档案的收集、利用和宣传工作;3.加快优质档案服务体系建设。